Der WorkflowServer ist eine optionale Serverkomponente, über die individuelle Arbeitsabläufe abgebildet werden können. Er bildet die Grundlage für Wiedervorlage- oder Freigabeprozesse. Um ein möglichst hohes Maß an Optimierung von Arbeitsabläufen zu gewährleisten, passen wir die Workflows speziell an Ihre Wünsche und Bedürfnisse an. In den Stichpunkten sind mögliche Funktionsbausteine aufgeführt, die individuell miteinander verbunden werden können.
Die persönliche Aufgabenliste eines Benutzers führt sämtliche für ihn anstehende Workflow-Schritte auf. Alle Darstellungsoptionen, Auswahlmöglichkeiten und Prozesse lassen sich frei modellieren. Auch Drittsoftware (ERP/CRM-Systeme) lassen sich über API und Datenbankoperationen integrieren. Alle Aktionen im Workflow werden im Ereignisprotokoll festgehalten und können später nachvollzogen werden.
Die Basis des Workflow-Moduls: Aufgaben und Aktionen
Anwenderbezogene Aufgaben
Anwender erledigt die Aufgaben innerhalb des docuvita DMS-Systems
Rückmeldung / Statuszuweisung und Kommentare können eingegeben werden
Aufgabe bezieht sich auf Akten, Ordner, Dokument oder einzelne Dokumentversion
Externe Aktionen
Aktionen können als PlugIn-Modul in das System integriert werden
Externe Aktionen erledigen Vorgänge in anderen Systemen / Datenbanken
Erweiterbar und an das Kundensystem spezifisch anpassbar
Workflows können automatisch oder manuell gestartet werden:
Automatisch, wenn bestimmte Dokumente eingeliefert werden Beispiel: Eigene Lieferscheine mit Unterschrift sollen eingescannt werden. Jeder Lieferschein startet einen Workflow zur Rechnungsbearbeitung
Manuell, wenn ein Dokument benutzergesteuert einen bestimmten Prozess durchlaufen soll Beispiel: Kenntnisnahme, Genehmigung, Aufgabenzuweisung
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